Was soll ich eigentlich mit einem Content Workflow? Die Frage habe ich mir ehrlicherweise noch nie gestellt. Andere stellen sie häufig, denn auf den ersten Blick klingt Workflow kompliziert und nach viel Organisationsarbeit. Damit möchte ich aufräumen.

In der täglichen Arbeit mit einem großen Team bestehend aus Spezialisten im Bereich Content, SEO und Conversion möchte ich Content-Workflows nicht missen. Sie erleichtern die Arbeit und regeln eindeutig, wer für was zuständig ist. 2021 habe ich unsere Content Workflows und wie wir Content managen im Rahmen eines Webinars mit Contentbird präsentiert.

Workflows und Stakeholdermanagement gehören zusammen

Ohne Workflows kippen nicht nur Deadlines und gute Abläufe, auch das Stakeholder-Management wird deutlich erschwert. Denn wenn nicht klar ist, wer – wann – warum den Hut trägt, dann ist auch nicht klar wer am Ende entscheidet. Das führt in vielen Teams zu Frustration, denn plötzlich reden alle mit.

Wer also effiziente Workflows bauen will, baut auch zwangsläufig ein gutes Stakeholder-Management auf. Für den Moment gehen wir aber mal davon aus, dass es das schon gibt. Dann bleibt die Frage des Workflows. Und bezogen auf ein Content Marketing Team ist dieser ohne viel Feenstaub und nüchtern betrachtet ganz einfach gestrickt.

Content Workflows: 5 Schritte zum Erfolg

  • Definition von Content-Silo und Inhalten und den dazugehörigen Keywords mit Nutzerintentionen
  • Erstellung von Content-Briefings zu den jeweiligen Inhalten mit allen wesentlichen Informationen
  • Produktions- & Korrekturschleifen mit dem Autor bis zum fertigen Inhalt
  • Einstellen des Inhalts auf die Webseite inkl. Bildern, Grafiken, Videos und allem was dazu gehört
  • Monitoring der Zahlen und Überführung in einen Optimierungs-Workflow

Geht das komplexer und mit mehr Zwischenschritten, Schnittstellen und Erklärungen? Klar. Es geht aber eben auch ganz einfach. Wer gerade erst beginnt Strukturen in sein Team zu bauen oder mit anderen Teams zusammen zu gestalten, der sollte erstmal klein denken.

Zu schnell ist ein Content Workflow zerdacht, zu viele Stellen für alle Eventualitäten einbezogen und ein Workflow entstanden der eine eigene Stabsstelle zum erklären benötigt. Für mich gilt auch beim Content Workflow KISS: Keep It Short & Simple.

Workflows lassen sich immer ausbauen

Ein Workflow lässt sich nachträglich immer weiter ausbauen, weitere Stakeholder und Kollegen einbeziehen. Wie bei jedem Proto-Typ sollte aber erstmal getestet werden, ob die Basis funktioniert. Bildlich gesprochen der Motor überhaupt die Räder antreibt.

Wenn sich der Kernprozess eingespielt hat, spricht gar nichts dagegen ihn immer weiter auszubauen und sich Gedanken um weitere Elemente eines Content Workflows zu machen. Bei bestehenden Workflows lohnt sich übrigens auch das regelmäßige Überprüfen auf den Status Quo.

Content Workflows gehören überprüft

Denn bloß weil gewisse Schritte sich über Zeit eingespielt haben, heißt das noch lange nicht, dass sie Ideal sind oder gut funktionieren. Regelmäßig die Maschine auseinander zu nehmen und jeden Stakeholdern zu befragen ob er Verbesserungsmöglichkeiten sieht, sollte zur Aufgabe jeden Workflow-Verantwortlichen gehören.

Und auch wenn man „nur“ ein Teil des Workflows ist: Mit offenem Visier Themen zu adressieren und mit den Verantwortlichen über Verbesserungen zu sprechen sollte zum guten Ton gehören. Ein „Haben wir schon immer so gemacht“ darf es nicht geben.

Workflows schnell erklärt als Infografik

Keine Lust auf lange Artikel und Erklärungen? Worauf es beim Content Workflow ankommt habe ich auf LinkedIn vor einer Weile erklärt und übersichtlich als Infografiken zusammengestellt, die du auch als PDF herunterladen kannst.